¿Qué son los certificados de defunción y por qué los necesita?

Sé que este no es el tema más divertido sobre el que le he escrito por correo electrónico, pero sigue siendo importante. Los certificados de defunción son algunos de los documentos legales menos comprendidos en Estados Unidos.    

¿Cómo surgieron los certificados de defunción?

Aunque parezca increíble, los certificados de defunción no siempre han sido un elemento básico del papeleo estadounidense. Antiguamente, las iglesias locales se encargaban de anotar las defunciones (junto con los bautizos y los matrimonios) en sus registros, que podríamos considerar el equivalente colonial de las hojas de cálculo actuales, aunque en forma de polvorientos libros encuadernados en cuero.

No fue hasta el siglo XVII cuando los tribunales seculares comenzaron a intervenir con el objetivo de proteger los derechos de las personas, principalmente la propiedad y la herencia, y no para recopilar estadísticas o elaborar listas para el censo. Un par de siglos más tarde, a medida que Estados Unidos crecía, también lo hacía la necesidad de organizar los acontecimientos vitales.

A principios del siglo XX, el gobierno federal —concretamente, la Oficina del Censo de los Estados Unidos— se sumó a la iniciativa y colaboró con los estados para crear un certificado de defunción estándar. Este impulso supuso que los estados formalizaran gradualmente la forma de documentar las defunciones y, en 1933, todos los estados estaban obligados a mantener estos registros y compartir los datos con el gobierno federal.

Así pues, desde los registros manuscritos de las iglesias hasta los formularios oficiales actuales del gobierno, el humilde certificado de defunción tiene una historia sorprendentemente compleja, basada en la necesidad de proteger el legado de las personas y proporcionar pruebas claras cuando más importa.

¿Qué es un certificado de defunción de Florida?

Los certificados de defunción son documentos legales oficiales emitidos por Florida que certifican la fecha, el lugar y la causa de la muerte de una persona.

Además de estos datos básicos, un certificado de defunción de Florida también incluye detalles importantes sobre el difunto, como la edad, el sexo, la raza, la fecha de fallecimiento, los nombres de los padres y, si estaba casado, el nombre del cónyuge. También puede proporcionar información sobre las circunstancias y la causa de la muerte, así como detalles sobre la disposición final de la persona.

En Florida, estos certificados no solo sirven como prueba de fallecimiento, sino también como un registro completo para asuntos legales, financieros y personales, desde la liquidación de patrimonios y la reclamación de seguros de vida hasta la investigación genealógica y el cierre de cuentas.

¿Quién es responsable de firmar y presentar un certificado de defunción?

Aunque el proceso puede parecer un poco misterioso desde fuera, así es como funciona generalmente después de que alguien fallece:

Un profesional médico autorizado, normalmente un médico, asume la importante tarea de certificar los detalles de la muerte. Firmarán el documento, confirmando la fecha, el lugar y la causa de la muerte.

Después, el director de la funeraria pasa a ser la siguiente persona clave. Es su responsabilidad asegurarse de que el certificado de defunción se presente correctamente. Recopilarán toda la información necesaria (por ejemplo, la edad, el estado civil, los nombres de los padres y los últimos preparativos) y la enviarán a la oficina oficial de registros del gobierno. Una vez que toda la documentación está en regla, un registrador local añade su firma para finalizar el proceso.

En resumen: primero, el médico certifica la muerte; luego, el director de la funeraria lo registra ante el estado; y, por último, el registrador lo firma y lo hace oficial.

¿Cuáles son los diferentes tipos de certificados de defunción?

	Con la causa de la muerte también conocida como forma abreviada	¿Quién puede obtener legalmente el certificado de defunción?
Tamaño del papel	Sin la causa de la muerte, también conocida como formulario extenso	Papel de tamaño legal (más largo que el papel de tamaño carta, es decir, 8 ,5 x 14 pulgadas)
Uso	Se utiliza para prácticamente todas las necesidades, excepto para seguros de vida y otros usos en los que se necesita conocer la causa de la muerte para determinar la elegibilidad para recibir fondos o propiedades.	Papel tamaño carta (8,5 x 11 pulgadas)
¿Quién puede obtener legalmente el certificado de defunción?	Cualquier persona, por cualquier motivo y sobre cualquier persona. Este documento es un registro público y no es confidencial.	Seguro de vida, algunas pensiones y para reclamar otras prestaciones o transferir activos, cuando la elegibilidad depende de la causa de la muerte.
¿Es necesario identificar a la persona que solicita el certificado de defunción?	No.	A menudo (esta es una pregunta complicada, pero a menudo es necesario identificarse).
Número de la Seguridad Social que figura en el certificado de defunción.	Los primeros cinco dígitos del número de la seguridad social del difunto están ocultos. Los últimos cuatro dígitos son visibles.	Se ve el número completo de la seguridad social.
¿Sujeto a las normativas federales y estatales sobre privacidad?	No	Sí

Probablemente necesitará varias copias certificadas del certificado de defunción para gestionar una serie de asuntos legales y financieros tras el fallecimiento de una persona. Entre ellos se incluyen:

• Ejecutar un testamento o presentar documentos legales.
• Gestión de pensiones o cuentas de jubilación
• Reclamar el seguro de vida (necesitará una copia por cada póliza)
  Reclamar el seguro de vida (necesitará una copia por cada póliza), acceder a cuentas bancarias y cajas de seguridad (de nuevo, una por cada institución/cuenta)
• Gestión de inversiones financieras
  Departamento de Vehículos Motorizados para transferencias de propiedad de vehículos
• Escrituras inmobiliarias
• Las autoridades fiscales estatales y federales, como el IRS y los departamentos de Hacienda estatales.

Como puede ver, muchas organizaciones (bancos, compañías de seguros, organismos gubernamentales) exigen una copia oficial certificada para sus registros. Es aconsejable revisar su lista de verificación y solicitar el número adecuado de copias a la funeraria o a la autoridad emisora, para no tener que buscar más tarde copias adicionales. 

¿Quién puede obtener legalmente el certificado de defunción?

Cualquier persona, por cualquier motivo y sobre cualquier persona. Este documento es un registro público y no es confidencial.

El cónyuge o los hijos, nietos o hermanos del difunto, cualquier persona que presente un testamento, una póliza de seguro u otra documentación que demuestre su interés en la herencia, o cualquier persona que presente documentación que demuestre que actúa en nombre de cualquiera de las partes mencionadas anteriormente por orden judicial.

¿Es necesario identificar a la persona que solicita el certificado de defunción?

Es una pregunta complicada, pero a menudo es necesario identificarse.

¿Qué información necesita para solicitar un certificado de defunción?

Tanto si tiene derecho a obtener un certificado de defunción como si no, es conveniente que tenga a mano cierta información para que el proceso sea más sencillo. Por lo general, necesitará:

• Nombre completo legal del fallecido
• Sexo
• Número de la Seguridad Social
• Fecha de nacimiento
• Fecha de fallecimiento
• Lugar del fallecimiento
• Nombre legal del padre
• Apellido de soltera de la madre

Tener esta información a mano puede ayudar a evitar retrasos, especialmente si solicita un certificado que requiere una prueba de elegibilidad o identificación. Por ejemplo, en los casos en que el certificado incluye la causa de la muerte o el número completo de la Seguridad Social, es posible que tenga que proporcionar documentación adicional que demuestre su relación con el fallecido o su interés en la herencia. 

¿Cuándo se pueden solicitar los certificados de defunción?

En cualquier momento después de que estén disponibles. No hay un «último día» para solicitar certificados de defunción.  

¿Cuánto tiempo tardan en estar disponibles?

Aproximadamente una semana después de disponer de todos los «datos vitales» relacionados con el fallecido. Sin embargo, en ocasiones puede tardar más tiempo en estar disponible el certificado de defunción debido a retrasos en la certificación de la causa de la muerte del difunto.  

¿A quién debe llamar para solicitar un certificado de defunción?

La mejor fuente para obtener certificados de defunción es su funeraria. Además, en Florida, puede obtener certificados de defunción en cualquier departamento de salud del condado o del estado.  

Si más adelante descubre que necesita copias adicionales, no se preocupe. En Florida, una vez que los certificados de defunción están disponibles, se pueden solicitar copias adicionales en cualquier momento. Por lo general, la funeraria puede ayudarle a obtener más copias de forma rápida y sencilla. O bien, en Florida, puede comprar más certificados de defunción en línea o acudiendo al departamento de salud de su condado.

¿Cuál es el proceso para presentar y obtener un certificado de defunción de forma electrónica?

Cuando se produce un fallecimiento, las funerarias suelen encargarse de los trámites iniciales para presentar el certificado de defunción electrónico en su nombre. Esta presentación se realiza a través del sistema oficial del estado y también activa notificaciones a organismos como la Seguridad Social. Si el fallecido era veterano, la funeraria también puede notificarlo a las organizaciones federales de prestaciones correspondientes.

Necesitará copias certificadas del certificado de defunción para muchas gestiones administrativas, como gestionar pensiones, reclamar seguros de vida, cerrar cuentas y transferir la titularidad de vehículos, bienes inmuebles u otras propiedades. La funeraria suele poder proporcionarle el primer juego de copias certificadas.

Si más adelante necesita más copias, puede solicitar copias certificadas adicionales a través del departamento de salud de su condado o directamente al Departamento de Salud de Florida. Para su comodidad, Florida le permite solicitar certificados de defunción certificados adicionales en línea a través del portal oficial del estado en https://www.floridahealth.gov/certificates/certificates/.

Es aconsejable llevar un registro del número de copias que utiliza, para poder solicitar más si es necesario.

¿Cuánto debe pagar por cada certificado de defunción?

Aproximadamente 15 dólares por certificado de defunción. Tenga en cuenta que todas las tasas de los certificados de defunción las fija el estado y se pagan directamente a la autoridad que los expide.

La tarifa estándar suele oscilar entre 15 y 20 dólares por copia, y puede haber un pequeño recargo adicional por tramitación, dependiendo de cómo se realice el pedido. Si el fallecido prestó servicio en las Fuerzas Armadas, algunos estados pueden eximir del pago de la tarifa por sus registros o los de sus dependientes.

Es recomendable consultar con la oficina local del registro civil o el departamento de salud para conocer los precios más actuales y las exenciones de tasas aplicables.

Después de solicitar un certificado de defunción a su empresa, ¿cuánto tiempo tarda en llegar?

Una vez que los certificados de defunción están disponibles, tardamos entre uno y tres días hábiles (normalmente) en recibirlos.  

¿Cuántos certificados de defunción debo solicitar?

El número de certificados de defunción necesarios varía según la familia y el difunto. 

Sin embargo, según mi experiencia, el número de certificados de defunción necesarios suele ser mucho menor de lo que las familias esperan.  

Recuerde que solo necesita los certificados de defunción para reclamar prestaciones y transferir activos. No necesita los certificados de defunción para los acreedores, las empresas de servicios públicos u otras partes a las que el fallecido debía dinero.  

Por favor, díganos cómo podemos servirle a usted y a su familia.  

Situaciones habituales en las que se requieren certificados de defunción

Los certificados de defunción suelen ser necesarios para tramitar asuntos importantes tras el fallecimiento de un ser querido. Por lo general, deberá presentar una copia oficial (certificada) a diversas organizaciones para acceder a prestaciones o transferir la titularidad de bienes.

Estos son los lugares y situaciones más comunes en los que se requiere un certificado de defunción:

• Tribunal testamentario o Registro de Testamentos (para liquidar la sucesión)
• Fondos de pensiones o jubilación
• Pólizas de seguro de vida (una por póliza o compañía)
• Proveedores de seguros médicos
• Bancos y cooperativas de crédito (uno por institución o cuenta)
• Cajas de seguridad o almacenamiento de objetos de valor
• Cuentas de inversión y corretaje
• Departamento de Vehículos Motorizados (para la transferencia de la propiedad de un vehículo)
• Oficinas inmobiliarias o empresas de títulos de propiedad (para la transferencia de escrituras de propiedad)
• Autoridades fiscales estatales y federales (como el IRS o el Departamento de Hacienda del Estado).

En el caso de la mayoría de las instituciones financieras y pólizas de seguro, deberá proporcionar una copia certificada por separado para cada cuenta, póliza o empresa.

Siempre es aconsejable revisar su situación y hacer una lista de todas las cuentas y agencias con las que tendrá que tratar. En la mayoría de los casos, necesitará menos copias de las que cree, pero tener algunas de más a mano puede ahorrarle tiempo y reducir el estrés a la hora de resolver los asuntos de su ser querido.