O que são certidões de óbito e por que são necessárias?

Sei que este não é o assunto mais agradável sobre o qual já lhe enviei um e-mail, mas ainda assim é importante. As certidões de óbito são alguns dos documentos legais menos compreendidos nos Estados Unidos.    

Como surgiram as certidões de óbito?

Acredite ou não, as certidões de óbito nem sempre foram um documento básico na burocracia americana. Antigamente, as igrejas locais se encarregavam de registrar as mortes (junto com os batismos e casamentos) em seus registros — considere isso como o equivalente colonial das planilhas atuais, embora em livros empoeirados encadernados em couro.

Foi somente no século XVII que os tribunais seculares começaram a intervir, com o objetivo de proteger os direitos das pessoas — principalmente a propriedade e a herança, e não para rastrear estatísticas ou elaborar listas para o censo. Avançando alguns séculos, à medida que os Estados Unidos cresciam, crescia também a necessidade de organizar eventos vitais.

No início do século XX, o governo federal — especificamente, o Departamento do Censo dos Estados Unidos — aderiu à iniciativa, trabalhando com os estados para criar uma certidão de óbito padrão. Essa iniciativa fez com que os estados gradualmente formalizassem a forma como documentavam as mortes e, em 1933, todos os estados foram obrigados a manter esses registros e compartilhar os dados com o governo federal.

Portanto, desde os registros manuscritos da igreja até os formulários oficiais do governo atuais, a humilde certidão de óbito possui uma história surpreendentemente complexa, toda ela enraizada na necessidade de proteger o legado das pessoas e fornecer provas claras quando isso é mais importante.

O que é uma Certidão de Óbito Certificada da Flórida?

As certidões de óbito são documentos legais oficiais emitidos pela Flórida que atestam a data, o local e a causa da morte de um indivíduo.

Além desses dados básicos, uma certidão de óbito autenticada na Flórida também inclui informações importantes sobre o falecido, como idade, sexo, raça, data do falecimento, nomes dos pais e, se for casado, o nome do cônjuge. Ela também pode fornecer informações sobre as circunstâncias e a causa da morte, bem como detalhes sobre o destino final do indivíduo.

Na Flórida, esses certificados servem não apenas como prova de óbito, mas também como um registro abrangente para questões legais, financeiras e pessoais — desde a liquidação de bens e o recebimento de seguro de vida até pesquisas genealógicas e encerramento de contas.

Quem é responsável por assinar e registrar uma certidão de óbito?

Embora o processo possa parecer um pouco misterioso para quem está de fora, eis como geralmente funciona após o falecimento de alguém:

Um profissional médico licenciado — geralmente um médico — assume a importante função de certificar os detalhes da morte em si. Ele assinará o documento, confirmando a data, o local e a causa da morte.

Em seguida, o agente funerário assume o papel de protagonista. É sua responsabilidade garantir que a certidão de óbito seja devidamente preenchida. Ele reunirá todas as informações necessárias (como idade, estado civil, nomes dos pais e disposições finais) e enviará tudo ao cartório oficial do governo. Quando toda a documentação estiver em ordem, um registrador local adicionará sua assinatura para finalizar o processo.

Resumindo: primeiro, o médico certifica a morte; em seguida, o agente funerário registra a morte junto ao estado; e, por fim, o registrador assina e oficializa a morte.

Quais são os diferentes tipos de certidões de óbito?

	Com a causa da morte também conhecida como forma abreviada	Quem pode obter legalmente a certidão de óbito?
Tamanho do papel	Sem a causa da morte, também conhecida como forma longa	Papel tamanho ofício (mais longo que o papel tamanho carta, ou seja, 8, 5 x 14 polegadas)
Utilização	Utilizado para praticamente todas as necessidades, exceto para seguros de vida e outros usos em que a causa da morte é necessária para determinar a elegibilidade para receber fundos ou bens.	Papel tamanho carta (8,5 x 11 polegadas)
Quem pode obter legalmente a certidão de óbito	Qualquer pessoa, por qualquer motivo e sobre qualquer indivíduo. Este documento é um registro público e não é confidencial.	Seguro de vida, algumas pensões e para reivindicar outros benefícios ou transferir ativos, onde a elegibilidade depende da causa da morte.
É necessária a identificação da pessoa que está tentando obter a certidão de óbito?	Não.	Frequentemente (essa é uma questão complexa, mas a identificação é frequentemente necessária)
Número de Segurança Social indicado na certidão de óbito	Os primeiros cinco dígitos do número de segurança social do falecido foram ocultados. Os últimos quatro dígitos estão visíveis.	O número completo do seguro social está visível.
Sujeito às regulamentações federais e estaduais de privacidade?	Não	Sim

É provável que necessite de várias cópias autenticadas da certidão de óbito para tratar de uma série de assuntos legais e financeiros após o falecimento de alguém. Estes podem incluir:

• Executar um testamento ou preencher documentos legais
• Gerenciamento de pensões ou contas de aposentadoria
• Reivindicação de seguro de vida (será necessária uma cópia por apólice)
  Reivindicação de seguro de vida (será necessária uma cópia por apólice), acesso a contas bancárias e cofres (novamente, uma por instituição/conta)
• Gestão de investimentos financeiros
  Departamento de Veículos Motorizados para transferências de propriedade de veículos
• Escrituras imobiliárias
• Autoridades fiscais estaduais e federais, como o IRS e os departamentos de receita estaduais

Como pode observar, muitas organizações — bancos, seguradoras, órgãos governamentais — exigem uma cópia oficial e autenticada para seus registros. É recomendável revisar sua lista de verificação e solicitar o número correto de cópias à funerária ou à autoridade emissora, para que não precise se preocupar com cópias adicionais posteriormente. 

Quem pode obter legalmente a certidão de óbito?

Qualquer pessoa, por qualquer motivo e sobre qualquer indivíduo. Este documento é um registro público e não é confidencial.

O cônjuge ou pai/mãe, filho/filha, neto/neta ou irmão/irmã do falecido, qualquer pessoa que apresente um testamento, apólice de seguro ou outra documentação que comprove seu interesse na herança, ou qualquer pessoa que apresente documentação comprovando que está agindo em nome de qualquer uma das partes acima mencionadas por ordem judicial.

É necessária a identificação da pessoa que está tentando obter a certidão de óbito?

Esta é uma questão complexa, mas a identificação é frequentemente necessária.

Quais informações são necessárias para solicitar uma certidão de óbito?

Independentemente de você ser elegível para obter uma certidão de óbito, é recomendável ter certas informações em mãos para facilitar o processo. Normalmente, você precisará de:

• Nome completo do falecido
• Sexo
• Número de Segurança Social
• Data de nascimento
• Data do falecimento
• Local do falecimento
• Nome legal do pai
• Nome de solteira da mãe

Ter essas informações em mãos pode ajudar a evitar atrasos, especialmente se você estiver solicitando um certificado que exija comprovação de elegibilidade ou identificação. Por exemplo, nos casos em que o certificado inclui a causa da morte ou o número completo do Seguro Social, pode ser necessário fornecer documentação adicional comprovando seu parentesco com o falecido ou seu interesse na herança. 

Quando é possível solicitar certidões de óbito?

A qualquer momento após a disponibilização. Não há um “último dia” para solicitar certidões de óbito.  

Qual é o prazo para que estejam disponíveis?

Aproximadamente uma semana após termos todas as “estatísticas vitais” relacionadas ao falecido. No entanto, às vezes pode demorar mais tempo até que as certidões de óbito estejam disponíveis devido a atrasos na certificação da causa da morte do falecido.  

A quem devo ligar para solicitar uma certidão de óbito?

A melhor fonte de certidões de óbito é a sua funerária. Além disso, na Flórida, é possível obter certidões de óbito em qualquer departamento de saúde do condado ou do estado.  

Caso posteriormente você perceba que necessita de cópias adicionais, não se preocupe. Na Flórida, uma vez que as certidões de óbito estejam disponíveis, cópias adicionais podem ser solicitadas a qualquer momento. A funerária normalmente pode auxiliá-lo a obter mais cópias de forma rápida e fácil. Ou, na Flórida, você pode adquirir mais certidões de óbito online ou visitando o departamento de saúde do seu município.

Qual é o processo para enviar e obter uma certidão de óbito eletronicamente?

Quando ocorre uma morte, as agências funerárias normalmente tratam das etapas iniciais de envio da certidão de óbito eletrônica em seu nome. Esse envio é feito através do sistema oficial do estado e também aciona notificações a órgãos como o Seguro Social. Se o falecido era um veterano, a agência funerária também pode notificar as organizações federais de benefícios apropriadas.

Você precisará de cópias autenticadas da certidão de óbito para muitas tarefas administrativas, como gerenciar pensões, solicitar seguro de vida, encerrar contas e transferir a propriedade de veículos, imóveis ou outros bens. A funerária geralmente pode fornecer o conjunto inicial de cópias autenticadas para você.

Caso precise de mais cópias posteriormente, cópias autenticadas adicionais podem ser solicitadas através do departamento de saúde local ou diretamente ao Departamento de Saúde da Flórida. Para sua conveniência, a Flórida permite que você solicite certidões de óbito autenticadas adicionais online através do portal oficial do estado em https://www.floridahealth.gov/certificates/certificates/.

É recomendável manter um registro do número de cópias utilizadas, para que seja possível solicitar mais, se necessário.

Qual é o valor a ser pago por cada certidão de óbito?

Aproximadamente US$ 15 por certidão de óbito. É importante lembrar que todas as taxas relativas às certidões de óbito são definidas pelo estado e pagas diretamente à autoridade emissora.

A taxa padrão é normalmente de cerca de US$ 15 a US$ 20 por cópia, e pode haver uma pequena taxa adicional de processamento, dependendo da forma como o pedido for feito. Se o falecido serviu nas Forças Armadas, alguns estados podem isentar a taxa para seus registros ou os de seus dependentes.

Recomenda-se verificar com o cartório local ou departamento de saúde os preços mais atualizados e eventuais isenções de taxas aplicáveis.

Após solicitar uma certidão de óbito à sua empresa, quanto tempo leva para que ela chegue?

Assim que as certidões de óbito estiverem disponíveis, normalmente levamos de um a três dias úteis para recebê-las.  

Quantos atestados de óbito devo solicitar?

O número de certidões de óbito necessárias varia de acordo com a família e o falecido. 

No entanto, com base na minha experiência, o número de certidões de óbito necessárias é, na maioria das vezes, muito menor do que as famílias antecipam.  

Lembre-se de que você só precisa das certidões de óbito para solicitar benefícios e transferir bens. Não é necessário apresentar certidões de óbito para credores, concessionárias de serviços públicos ou outras partes a quem o falecido devia dinheiro.  

Por favor, informe-nos como podemos atender você e sua família.  

Situações comuns em que são necessárias certidões de óbito

As certidões de óbito são frequentemente necessárias para tratar de assuntos importantes após o falecimento de um ente querido. Normalmente, será necessário fornecer uma cópia oficial (autenticada) a várias organizações para ter acesso a benefícios ou transferir a propriedade de bens.

A seguir, apresentamos os locais e situações mais comuns em que é necessária uma certidão de óbito autenticada:

• Tribunal de sucessões ou Cartório de Testamentos (para liquidar o patrimônio)
• Fundos de pensão ou aposentadoria
• Apólices de seguro de vida (uma por apólice ou empresa)
• Provedores de seguro de saúde
• Bancos e cooperativas de crédito (um por instituição ou conta)
• Cofres ou armazenamento de objetos de valor
• Contas de investimento e corretagem
• Departamento de Veículos Motorizados (para transferência de propriedade de veículos)
• Agências imobiliárias ou empresas de títulos (para transferência de escrituras de propriedade)
• Autoridades fiscais estaduais e federais (como o IRS ou o Departamento de Receitas Estaduais)

Para a maioria das instituições financeiras e apólices de seguro, será necessário fornecer uma cópia autenticada separada para cada conta, apólice ou empresa.

É sempre aconselhável analisar sua situação e elaborar uma lista de todas as contas e agências com as quais você terá contato. Na maioria dos casos, você precisará de menos cópias do que imagina, mas ter algumas cópias extras à disposição pode economizar tempo e reduzir o estresse ao resolver os assuntos de seu ente querido.